Ti sei mai chiesto quale sia l’uso migliore che puoi fare del tuo tempo? Nel lavoro, come nella vita privata, è importante ottimizzare il tempo e cercare di sfruttarlo nel migliore dei modi. Tante cose possono essere recuperate, tra queste di certo non c’è il tempo perso. Nel Business in particolare non puoi permetterti di perderne.
Programma le attività
Ti sarà capitato di dover lavorare a più progetti contemporaneamente. Per uscirne vincente dovresti riuscire a coordinare le attività che questi progetti comportano. Uno strumento molto utile è il diagramma di Gantt, che prende il nome dal suo ideatore Henry Lawrence Gantt, il quale lo inventò nel 1917 e ancora oggi può tornarti utile. Si tratta di uno strumento di supporto alla gestione dei progetti, composto da un asse orizzontale (a rappresentazione dell’arco temporale totale del progetto) e da uno verticale (a rappresentazione delle mansioni o attività che costituiscono il progetto).
Compilando correttamente il diagramma potrai avere sotto controllo in ogni momento il progetto al quale stai lavorando. Questo procedimento ti permetterà di gestire le urgenze senza esserne travolto, perché una volta gestita e risolta l’emergenza potrai rimetterti a lavorare al tuo progetto esattamente dal punto in cui lo hai abbandonato, evitando perdite di tempo e di concentrazione.
Ti introduciamo un altro metodo molto utile.
Molto spesso ci capita di dover portare a termine un progetto insieme a collaboratori che ci affiancano. Il metodo Kanban è una strategia organizzativa utilizzata dalla Toyota da qualche decennio e potrebbe interessarti per organizzare al meglio il lavoro insieme ad altre persone. Non è difficile da applicare e vedrai che sarà molto funzionale, consiste nell’utilizzare una tabella divisa in ‘cose fatte – cose da fare – cose in progresso’, ognuno applica dei post-it con le varie attività e le sposta in caso di avanzamento del progetto.
Vogliamo condividere con te un altro metodo che pensiamo potrebbe tornarti utile per quanto riguarda l’organizzazione del lavoro.
Ti è mai capitato di svegliarti la mattina e non avere la minima idea di come fare a svolgere la mole di lavoro che ti aspetta nel tempo che hai a disposizione? Oggi ti faremo fare un salto indietro nel tempo e ti mostreremo la soluzione. Stiamo parlando del metodo ABC ideato da Alan Lakein nel 1973, nel suo libro “How to get control of your time and your life”. È un metodo che affronta la gestione delle priorità quotidiane e proprio in virtù della sua semplicità crediamo che possa tornare ancora utile. Consiste nell’assegnare a ognuna delle attività che dovrai svolgere un valore che va da A a C passando per B, secondo questo criterio:
- A corrisponde a tutte le attività fondamentali e che non possono aspettare di essere svolte
- B corrisponde ad altre attività importanti ma che possono ancora attendere
- C corrisponde alle attività non fondamentali rispetto alle tue priorità di oggi
Esiste anche un secondo livello di lettura di questo metodo:
- A rappresenta tutto quello che dovrai fare oggi
- B rappresenta quello che dovresti fare entro una settimana
- C rappresenta quello che dovresti fare entro un mese
E infine esiste anche una terza chiave di lettura del metodo ABC:
- A sono tutti i “devo”
- B sono tutti i “dovrei”
- C sono tutte le altre attività “se resta tempo”
Non c’è una lettura del metodo migliore dell’altra, esiste solo quella che più al tuo caso!
È importante, al fine di programmare nel modo corretto le attività e anche per una maggiore concentrazione, evitare di saltare da una cosa all’altra. Non siamo fatti per il multitasking e ne dobbiamo prendere consapevolezza. Il nostro cervello non è strutturato per poter gestire in modo efficiente più di un progetto alla volta. Provando a seguire più attività alla volta rischierai di incorrere in sprechi di tempo. Non potrai godere di sufficiente concentrazione, con il rischio di rivedere più volte il lavoro fatto dall’inizio per porre rimedio a potenziali errori. Ti consigliamo quindi di dedicarti alle singole attività, con la certezza di lavorare nel modo più consono. Occupati di una cosa alla volta e vedrai che riuscirai a fare tutto ciò che riguarda il tuo progetto nel migliore dei modi!
Prendi dei piccoli accorgimenti
Ad esempio evita di essere disturbato mentre lavori. In Germania si usa appendere dei cartelli fuori le porte degli uffici per segnalare che si sta lavorando. Diciamo in Italia è diverso e sarebbe quasi un’utopia procedere in questo modo. Impara insieme ai tuoi colleghi a rimanere focalizzato su una cosa alla volta e a non interrompere il lavoro altrui. Agire in questo modo aiuterà te e i tuoi collaboratori, è una questione di tutela della propria salute. Arrivare a fine giornata con troppi input è stressante e eccessivamente stancante.
Un altro consiglio che ci sentiamo di condividere con te è quello di silenziare il telefono mentre lavori. Nonostante oggi sia diventato il nostro principale mezzo di comunicazione dobbiamo privarcene durante le ore di lavoro in modo tale da evitare distrazioni. Sappiamo che ti arrivano molti messaggi ed email durante la giornata, per questo ti consigliamo di prenderti dei momenti prefissati per rispondere, ad esempio una decina di minuti a metà mattinata che potrai impiegare per leggere le notifiche in sospeso e perché no anche organizzare le attività del pomeriggio.
Vogliamo ricordarti un semplice principio che con poche parole ti farà riflettere molto. Si tratta del Principio di Pareto, secondo il quale l’80% dei nostri risultati deriva dal 20% dei nostri sforzi. Questo principio non vuole dirti che puoi ottenere molto facendo poco, perché è utopico. Ma in realtà ti dice che esistono delle attività più importanti di altre. Il Principio di Pareto si applica anche al business, quindi se hai un’attività ti indica che l’80% del tuo utile deriva dal 20% delle attività che porti avanti. Se ti concentri su quel 20% e lasci perdere l’80% guadagnerai di più lavorando di meno.
Ok abbiamo capito che il tuo obiettivo è organizzare al top il lavoro e risparmiare tempo. Un altro consigliamo che ti diamo è di automatizzare la gestione dei pagamenti. Potresti dotarti di un software di fatturazione e gestione finanziaria, che ti permetterà di registrare i movimenti e gestire, risparmiando notevolmente tempo, le fatture e i pagamenti effettuati.
Executive Service: gli esperti del settore
Con i consigli abbiamo finit.. anzi no! Un altro consiglio che ti diamo è quello di venire a trovarci e fare un tour gratuito dei nostri uffici. Ci trovi a Roma in Via Savoia 78 e a Milano in Via Vincenzo Monti 8. Con Executive Service potrai risolvere molti problemi, riguardanti il Business e l’organizzazione del lavoro, a prezzi unici sul mercato.
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